4月17日下午，公司召開了(le)檔案收集整(zheng)理部署安排會(hui)議(yi)，公司執行董事高永慶、工會(hui)主席王玉林、副總經(jing)理滕連越(yue)以及各部門負責人出席會(hui)議(yi)，會(hui)議(yi)由高永慶主持。
綜合事務部(bu)部(bu)長李(li)山虎(hu)首先(xian)詳細(xi)介(jie)紹(shao)了公司目(mu)前(qian)的檔(dang)(dang)(dang)案存(cun)放情(qing)況(kuang)，并對(dui)各部(bu)門現存(cun)完(wan)好的檔(dang)(dang)(dang)案、急需收集管理和報備的檔(dang)(dang)(dang)案以(yi)及鑒(jian)定需銷毀的檔(dang)(dang)(dang)案處(chu)理過程中(zhong)存(cun)在的問題進行了分析解讀。之后，立足前(qian)期制(zhi)定的檔(dang)(dang)(dang)案實施(shi)細(xi)則，結合公司目(mu)前(qian)具體實際(ji)情(qing)況(kuang)，李(li)山虎(hu)提(ti)出了相(xiang)應工作的整改意見。
檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)集(ji)中(zhong)收(shou)集(ji)，統一移交檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)室(shi)。隨著公(gong)司的(de)(de)發(fa)展，各(ge)(ge)部(bu)門科室(shi)也相應發(fa)生一定的(de)(de)變(bian)化，為保證各(ge)(ge)部(bu)門檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)資料連續完整，今后檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)實施集(ji)中(zhong)收(shou)集(ji)，各(ge)(ge)部(bu)門存檔(dang)(dang)(dang)超過一定期(qi)限(xian)后，集(ji)中(zhong)移交檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)室(shi)，進行永(yong)久保存，將會有(you)效杜(du)絕因部(bu)門變(bian)動、人(ren)事變(bian)遷(qian)，導(dao)致的(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)斷檔(dang)(dang)(dang)、遺失或歸檔(dang)(dang)(dang)處不明的(de)(de)現象。各(ge)(ge)部(bu)門指定專屬(shu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管理(li)員，負責(ze)部(bu)門檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)整理(li)、上報和移交工作(zuo)。
充分利用現代化辦公工具，有選(xuan)擇性的將一些參考(kao)類(lei)檔(dang)(dang)案進行電子版(ban)保存，以節(jie)省(sheng)存放空(kong)間，有效地防止對此類(lei)檔(dang)(dang)案的折舊損耗，同時，也將為(wei)檔(dang)(dang)案查閱(yue)提供便利，大幅(fu)度提升相關工作效率。
在(zai)(zai)公司OA辦公平(ping)臺(tai)上(shang)，建立電子(zi)(zi)版檔(dang)案(an)檢索(suo)目錄。各部門要(yao)認真(zhen)收(shou)集整理部門檔(dang)案(an)，逐(zhu)項填寫檔(dang)案(an)電子(zi)(zi)標簽，及時上(shang)報檔(dang)案(an)室。在(zai)(zai)計算機中心的支持配合下，建立電子(zi)(zi)版檔(dang)案(an)檢索(suo)目錄，并在(zai)(zai)公司辦公平(ping)臺(tai)上(shang)實(shi)現資源共享。
公司領導(dao)和各部(bu)門負責人對(dui)此(ci)(ci)進行(xing)了詳細討論(lun)，并(bing)一致通過該整(zheng)改(gai)意見。高永慶在會(hui)上及時成立了檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)整(zheng)頓(dun)(dun)小(xiao)組，對(dui)此(ci)(ci)次(ci)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)整(zheng)理工作(zuo)(zuo)進行(xing)指導(dao)監督。他(ta)表示，本次(ci)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)整(zheng)頓(dun)(dun)工作(zuo)(zuo)至關重要，通過對(dui)各種檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)整(zheng)理，回顧公司歷史變(bian)遷，保證(zheng)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)資料的(de)(de)完備(bei)和檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)管理系統的(de)(de)通暢，對(dui)進一步(bu)規范化管理起到了很大(da)的(de)(de)推動作(zuo)(zuo)用。
(文/圖 閆(yan) 倩(qian)）